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怎样选择一个部门先做而不跨部门铺开

文中企业场景、人物与业务数字为教学示例,不是客户成果记录。

直答

先做的部门满足三个条件:任务重复度高、资料相对齐全、负责人愿意投入时间配合。按这三项打分挑一个,其余排队。试点首选的是成功概率,不是最先救火。

一个常见场景(合成演示)

一家连锁烘焙企业想通过试点摸清AI的任务边界,老板属意最繁忙的门店运营部先做。运营负责人觉得这是额外负担,资料零散,两周只交了两次记录,试点停在半截。同期行政部为了处理大量重复的排班说明主动报名,资料整齐、反馈及时,四周就摸清了哪些任务适合、哪些不适合。先做的部门不必是最重要的部门,但要是最能跑完整轮的部门。

具体做法

一、列出候选部门及其各自的高频任务,一人一表写清楚每周重复做的都是什么事。

二、按三项条件各打一到三分:任务重复性(同样的事每周做几次)、资料现状(要不要先大整理)、负责人意愿(是否愿意每周拿出固定时间)。

三、三项加总最高的先做,只选一个。意愿一项直接问本人能否每周固定投入时间,以答复为准,不替对方估。

四、给试点划边界:选定的任务类型、参与人数、周数,到期即复盘,不自动扩大。

人工接管点:试点负责人由该部门自己出,推动者只提供方法支持;被指派的负责人确实跑不动时,允许换部门,而不是硬推。

小型示例表(合成演示,评分为示意)

部门 任务重复性 资料现状 负责人意愿 合计
门店运营 3 1 1 5
行政部 3 3 3 9
市场部 2 2 2 6

计分说明:1为低或差,3为高或好。本表为合成演示,不代表任何行业通例。

可复制的空模板

部门 任务重复性(1-3) 资料现状(1-3) 负责人意愿(1-3) 合计 备注

反例

有的企业(合成演示)同时让三个部门铺开,觉得多点开花总有一个成。结果是每个部门都要人辅导、都要收记录,推动者疲于奔命,三个部门全部停在半截,反而得出了AI不好用的结论。单点跑通再复制,慢即是快。

常见问题

问:最需要业绩突破的部门一直排不到怎么办?答:第一批跑通后,把任务边界、规则文件和踩过的坑整理出来,第二批的启动成本会低很多,救火部门适合排在第二、三批。

问:打分太主观怎么办?答:主观不可避免,所以每项评分后面都写一句理由,存档备查;争议大的两项,按较低分取值,宁可保守。

结尾讨论

如果只能选一个部门先做,你现在会选谁,他自己知道并同意吗?

来源说明:本文小范围任务练习的思路受SBDC项目公开介绍启发(https://openai.com/index/helping-small-businesses-put-ai-to-work/),该来源描述的是练习方法而非已实现目标,本文评分方法与场景为编辑设计。

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