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采购交期信息冲突时怎样保留依据
文中企业场景、人物与业务数字为教学示例，不是客户成果记录。
直答
交期说法冲突时不急着裁决，先把每一版说法按“日期—来源—载体—登记时间”记入交期台账并标出冲突，再由采购向供应商发书面确认函；最终交期以书面确认为准，确认前的各方说法全部留痕，不删不改。
业务场景（合成演示）
一家服装厂赶一批发货。销售说供应商答应十月二十日交货，采购留存的邮件写的是二十五日，供应商业务员在电话里又说“月底前”。三个说法来自三个渠道，货没赶上船期，追责时各方各执一词，谁也拿不出完整的证据链。
具体做法
- 建交期台账，四个固定字段：交期日期、说法来源（人名或部门）、载体（邮件、合同、聊天记录、电话摘要）、登记时间。
- 电话沟通不留原文的，挂断后立刻写备忘摘要，注明“电话摘要，未经对方书面确认”。
- 发现冲突时增加“冲突标记”列，把相互矛盾的行关联起来，任何一版说法都不删除。
- 由采购向供应商发书面确认函，请其对最终交期书面回复；回复到达前台账保持冲突状态。
- 最终交期以书面确认为准，台账全过程记录作为附件一并归档。
示例表（合成演示）
| 序号 | 交期说法 | 来源 | 载体 | 登记时间 | 冲突标记 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10-20 | 销售部 | 口头转述 | 10-08 09:00 | 与2冲突 |
| 2 | 10-25 | 供应商 | 邮件 | 10-08 14:00 | 与1、3冲突 |
| 3 | 月底前 | 供应商业务员 | 电话摘要 | 10-09 10:30 | 范围较宽，不能据此确认是否取代具体日期，待澄清 |
| 4 | 10-25 | 供应商 | 书面确认函 | 10-11 | 最终依据 |
可复用模板
| 序号 | 交期说法 | 来源 | 载体 | 登记时间 | 冲突标记 | 处理状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
反例
（合成演示）只在聊天记录里“确认”。采购收到一句“放心，二十号没问题”就把计划表改成二十号，原始邮件被归档遗忘；冲突从未登记，争议发生时那条聊天记录因缺乏上下文和对方职务信息，无法单独支撑任何结论。
人工接管点
书面确认函的发出和最终交期的拍板由采购负责人执行；台账只负责完整保留各方说法与载体，不替人裁断对错。
常见问题
问：能让AI从邮件和聊天记录里提取交期吗？答：可以交给AI做初步抽取，抽出的每一条仍按台账字段登记来源与载体，由人工对照原文件核对后再使用。
问：供应商口头改期又不肯书面确认怎么办？答：在台账里如实记录“对方未书面确认”这一事实本身；是否继续合作属于管理层决策，不是台账的职能。
讨论
你手上最近的采购订单，交期每一次变化都能查到原始载体吗？
来源说明
本文整理思路受OpenAI“The Den”案例启发（多来源资料归集整理；https://openai.com/index/the-den-family-social/ ），不引用其任何效果数字；本文具体工作法与示例为编辑设计，均为合成演示，未经实际运行。