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怎样让AI整理通知而不改变原要求
文中企业场景、人物与业务数字为教学示例，不是客户成果记录。
先说结论
整理通知时给AI下达“只改格式不改内容”的固定指令：保留原文的数字、日期、对象、责任方和例外条件，拿不准的原样保留并标注；输出后人工逐段对照原文回核，发现实质改动就还原。
业务场景（合成演示）
行政部要把一条三百多字的通知转发到各部门群：原文写法绕、重点埋在中间，负责人希望更清爽，但又怕一改就变味——比如“原则上”三个字被删掉，弹性要求就变成了硬性命令。
具体做法
第一步，准备一份固定指令模板，要点：不新增原文没有的要求；不删除限定词（如“原则上”“视情况”）；数字、日期、责任方照抄；语气不加强也不弱化；只做分组、加小标题、调段落顺序。
第二步，把指令和原文一起交给AI，要求输出整理稿加一份“改动说明”，列出动了哪些段落、性质是排版还是措辞。
第三步，人工逐段对照：先看改动说明，再抽读原文，重点核数字、日期、限定词三处。
第四步，发现实质变化立即还原原文表述，宁可保留原句也不冒理解偏差的风险。这一步必须人工完成。
填好的示例表（合成演示）
| 原文要点 | 整理后表述 | 改动性质 | 人工核对 |
|---|---|---|---|
| 各部门原则上于周五前提交 | 各部门原则上于周五前提交 | 原样保留 | 通过 |
| 报名表见附件2 | 报名方式：填写附件2报名表 | 排版调整 | 通过 |
| 视场地情况可能分两批 | 视场地情况可能分两批 | 原样保留 | 通过 |
空白指令模板
- 任务：整理以下通知，只调结构不改内容
- 保留项：全部数字／日期／责任方／限定词／例外条件
- 禁止项：新增要求、加强或弱化语气、删“原则上”类词
- 输出：整理稿＋改动说明（逐条列改动性质）
- 人工步骤：逐段对照原文，核数字、日期、限定词
反例
（合成演示）有人图省事直接说“把这条通知改得有力一点”，AI把“原则上周五前”整理成“须于周五前完成”，把“视情况分两批”删成“分两批进行”。发出后两个部门抱怨要求突然加码，实际是措辞被强化了。
常见问题
问：为什么不让AI顺手把错别字也改了？ 答：错别字可能影响含义（如“不”字多漏），改动应逐处列出由人确认。
问：改动说明多长合适？ 答：逐条列出即可，哪怕只有两三条，它的作用是让人知道该重点核哪里。
留给你的问题
你们转发上级通知时，遇到过“整理一次就变味”的情况吗？
来源说明
把固定做法写成规则参考文件并加以测试的思路受 Google Workspace Skills 博客启发（https://workspace.google.com/blog/product-announcements/teach-gemini-your-teams-know-hows-with-skills-in-google-workspace），不推断该功能在国内可用；本文指令模板为编辑设计，示例为合成演示，未实际运行。