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怎样将行政流程写成新人操作卡
文中企业场景、人物与业务数字为教学示例，不是客户成果记录。
流程写在老员工脑子里，新人只能靠反复问。直答：把流程拆成六块——触发条件、准备材料、步骤、判断点、人工接管点、完成标志——请老员工口述，AI据此起草操作卡，老员工逐块核对后定稿，判断环节必须标注人工接管。
业务场景（合成演示）：某公司会议室预订流程只有行政老员工掌握：什么时候可以锁长期占用、冲突时找谁裁、外部来访要加注什么。新人每次预订都要问两三遍，老员工休假时流程停摆。
具体做法： 1. 口述采集：请老员工按“接到请求后第一步做什么”的顺序口述并转成文字，不整理、不漏口语细节。 2. AI起草：把口述稿交给AI，按六块结构输出操作卡草稿，要求每一步写清谁、在什么台账、做什么，不得补写口述中没有的环节。 3. 标人工接管点：涉及取舍的环节——例如冲突时是否调整别的会议——标注人工接管，写明找谁、需要提供什么信息。 4. 核对定稿：老员工逐块对照口述稿检查，漏的补、错的改，确认与实际做法一致。 5. 试用一份：新人按卡执行一次真实预订，卡上留“卡住的位置”栏，回收后修订。
填好的小型示例（合成演示，会议室预订操作卡节选）：
| 块 | 内容 |
|---|---|
| 触发条件 | 收到会议室预订申请（邮件或口头） |
| 准备材料 | 申请人事由、人数、时段 |
| 步骤2 | 在预订台账查该时段占用情况 |
| 判断点 | 冲突时转人工接管：找行政主管裁定，附双方事由 |
| 完成标志 | 台账写入记录并回复申请人确认 |
可复制的操作卡模板（空白）： - 流程名：____ - 触发条件：____ - 准备材料：____ - 步骤：1____ 2____ 3_ - 判断点（人工接管）：_｜找谁：____ - 完成标志：____
反例（合成演示）：某部门操作卡第三步写的是“联系行政部”。新人不知道找谁、通过什么渠道、要带什么信息，还是得回头问。判断点没写清对象与所需信息，操作卡只是把问题换了个地方。
FAQ： 问：流程中间变了怎么办？ 答：在卡头注版本与日期，变更时只改对应块并在卡尾记录改动，整卡重写容易漏。 问：例外情况要不要写进卡里？ 答：常见例外写进判断点，罕见例外写“遇到卡外情况找谁”，不穷举。
讨论问题：你们团队哪个流程一旦负责人休假就会停摆？
来源说明：本文把老员工经验整理成规则文件并测试修订的做法，受 Google Workspace 博客《Teach Gemini your team’s know-hows with Skills》（https://workspace.google.com/blog/product-announcements/teach-gemini-your-teams-know-hows-with-skills-in-google-workspace）启发，不据此推断任何功能在国内可用；操作卡结构与示例为编辑设计，未经实测，本文不声称真实成果或合作关系。