← AI学习中心 / 外贸与多语言
怎样整理外文附件而不上传敏感合同
文中企业场景、人物与业务数字为教学示例，不是客户成果记录。
直答
上传AI之前先做分类：把收到的文件分成“任务需要”“任务不需要”“明显敏感”三类，明显敏感的一律不上传；任务需要的先遮盖或替换敏感字段；只需整理结构的，可用不含敏感值的摘要替代原件。
业务场景（合成演示）
一家出口小型水泵的企业收到客户发来的压缩包，里面有英文装箱说明、一份已签署合同扫描件和一张银行信息表。业务员只想整理装箱说明里的装箱层级，不确定哪些内容可以交给AI处理。
具体做法
- 拆包分类，逐个文件标记：本任务需要的、任务不需要的、明显敏感的（如已签合同、银行信息、证件类）。
- 明显敏感的文件不进入任何AI工具，原地保存。
- 任务需要的文件先脱敏：单价改为代号、账号与签字人遮盖，只保留本任务要用的字段。
- 若任务只是理清结构（如文件清单、段落结构），用不含敏感值的结构摘要替代原件交给AI。
- 记录本次实际上传了什么、做了哪些脱敏，便于事后追溯。
示例表（合成演示）
| 文件 | 分类 | 脱敏动作 | 是否上传AI |
|---|---|---|---|
| Packing instruction（EN） | 任务需要 | 单价改为Price A，遮盖客户编号 | 是（脱敏后） |
| 已签合同扫描件 | 明显敏感 | 不处理 | 否 |
| 银行信息表 | 明显敏感 | 不处理 | 否 |
| 内部装箱层级笔记 | 任务需要 | 无敏感字段 | 是 |
可复制空模板（附件上传前分类检查单）
| 文件名 | 分类（需要／不需要／敏感） | 脱敏动作 | 是否上传 | 记录人 |
|---|---|---|---|---|
反例（合成演示）
业务员为了省事把压缩包原样整体上传，其中包含银行信息表和已签合同；事后被问起，说不清哪些字段曾被上传、上传到了哪个工具。不做分类就整体上传，是脱敏环节最常见的失误。
FAQ
Q：公司内网部署的AI也要这样脱敏吗？ A：本文不评估具体部署方式的安全性；分类与脱敏的习惯在任何工具下都建议保留。
Q：合同条款确实需要AI帮忙理解怎么办？ A：只摘录本任务需要的段落，遮盖当事方名称、金额、账号后再提问，不整份上传。
来源说明
本文“把处理规则固化为可复用检查文件”的思路参考 Google Workspace 官方博客关于 Skills 的介绍（规则模板参考文件与测试思路，不推断国内可用性）：https://workspace.google.com/blog/product-announcements/teach-gemini-your-teams-know-hows-with-skills-in-google-workspace 。场景与表格为合成演示，不声称真实成果。
讨论
你们把外部文件交给AI工具之前，目前有没有固定的分类和遮盖动作？