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怎样记录工具不可用时的人工后备流程
文中企业场景、人物与业务数字为教学示例，不是客户成果记录。
直答
为每个常态化AI任务写一页后备卡：触发条件、宣布人、替代做法、交接标志，四要素齐全并演练过一次才算“可用”；工具中断时同事照卡操作，而不是现场猜。
业务场景（合成演示）
一家翻译工作室日常用AI做术语表初筛（合成演示）。某日所用工具登录异常，当日任务停滞半日才发现：不用工具时初筛该按什么模板做、做到哪一步算可交接、文件放哪，没有任何纸面约定，全靠临时商量。
具体做法
- 一个任务一页后备卡，与该任务的提示词版本文件放同一目录，团队都知道位置。
- 写触发条件：什么情况算不可用、由谁宣布切换，避免各自判断不一致。
- 写替代做法：按哪份现有模板、手工做到哪一步为止、交付物什么样。
- 写交接标志：后备产出如何命名（如BK-日期-任务）、存放在哪、工具恢复后如何衔接补跑。
- 后备卡至少完整演练一次并留记录；没演练过的卡不得标“可用”。
- 工具恢复后，登记中断时段与积压任务，按运行记录决定补跑或人工收尾，并修订卡上暴露的缺口。
示例表（合成演示）
| 要素 | 内容 |
|---|---|
| 触发条件 | 工具连续异常且预计影响当日交付 |
| 宣布人 | 当日轮值负责人 |
| 替代做法 | 按术语表模板人工筛至初稿，不确定项逐条标注 |
| 交接标志 | 文件名“BK-日期-任务”，存“待补跑”目录 |
空模板（可复制）
| 要素 | 内容 |
|---|---|
| 触发条件 | |
| 宣布人 | |
| 替代做法 | |
| 交接标志 |
反例（合成演示）
某团队的后备流程只存在某位熟手“脑子里”。其休假当天工具故障，接手同事不知道历史文件的存放约定，也说不清做到哪一步可以停，交付因此延误；事后团队才把流程写成纸面卡片并安排演练（合成演示）。
常见问题
问：要不要给所有任务都写后备卡？ 答：先覆盖中断当天就会伤及交付的任务；低频任务可只记“暂停并通知谁”，不必每件事写全套。 问：演练具体怎么做？ 答：挑一个低风险时段，指定一人只按卡片操作走完全程，记录哪一步说不清、缺什么信息，据此修订卡片。
结尾讨论
如果明天你的常用工具打不开，接手的同事能否按一页纸把当天任务做到可交接？
来源说明
后备卡四要素为编辑设计，适用边界如上，未实测效果；把成套做法整理为可移交文件的思路受OpenAI博客The Den启发（https://openai.com/index/the-den-family-social/ ，仅取整理启发，不引用其中效果数字，不声称合作）。