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怎样检查AI输出格式是否便于同事接手
文中企业场景、人物与业务数字为教学示例，不是客户成果记录。
直答
用“陌生人接手测试”：请一位未参与任务的同事，只看输出文件和任务卡，能否不追问就答出这是什么、哪些部分未确认、下一步做什么；答不全，就是格式不合格，先改格式再谈内容。
业务场景（合成演示）
一家营销策划工作室，撰写人用AI产出活动方案初稿，排版随每次习惯而定。撰写人休假时，接手同事打开文件找不到版本说明，分不清哪些是AI草稿、哪些是人工批注，也不知道下一步该交给谁，只能搁置等人回来，方案进度整体后移。
具体做法
- 规定输出固定开头三行：任务名称、提示词与输入版本号、产出日期。
- AI草稿与人工批注用约定记号区分，例如人工批注一律以“【核】”开头，一眼可辨。
- 文末固定一行“下一步”：交给谁、在等什么、以什么为完成标志。
- 检验方式即接手测试：请未参与同事仅凭文件回答三个问题——这是什么、哪些未确认、下一步做什么。
- 答不全就改固定结构，把缺的信息补进去，而不是靠口头或消息补充说明。
- 格式规则存为模板文件并随版本号升级；接手测试不通过的版本不切换。
示例表（合成演示）
| 结构位 | 内容示例 | 接手人能否判定 |
|---|---|---|
| 开头三行 | 任务：门店方案／版本：PW-v3／日期：06-10 | 能 |
| 批注记号 | 【核】第二段数据待对 | 能 |
| 文末下一步 | 交负责人确认第三部分 | 能 |
空模板（可复制）
| 结构位 | 内容 | 接手人能否判定（能/否） |
|---|---|---|
| 开头三行 | ||
| 批注记号 | ||
| 文末下一步 |
反例（合成演示）
某团队的文件里AI段落与人工修改混排且无任何记号，接手者把未经核实的AI草稿段落当成已确认内容直接对外使用，客户指出前后矛盾（合成演示）。复盘后团队把“记号区分”列入格式模板，并把此项加入接手测试的问题清单。
常见问题
问：格式规则会不会限制写作者的表达？ 答：约束的是文件骨架与记号位置，不约束正文写法；骨架统一后，各文件的内容差异反而更醒目。 问：接手测试找谁来做？ 答：任何未参与该任务的同事都可以，轮岗成员尤佳；关键是对方事先不了解任务背景，才能真实暴露信息缺口。
结尾讨论
随机打开你团队最近一份AI产出文件，一位不知情的同事能否不问任何人就答出“下一步做什么”？
来源说明
参考Google Workspace官方博客把团队做法沉淀为模板文件的思路（https://workspace.google.com/blog/product-announcements/teach-gemini-your-teams-know-hows-with-skills-in-google-workspace ，不推断国内可用，不声称合作）；接手测试为编辑设计，未实测效果。