ファイルの場所を記憶するのを人に依存する
情報はさまざまなフォルダーに分散されており、誰かが出入りすると見つけることができません。
企業情報とナレッジベース
その計画はどの文書に記載されていますか?分散した情報を 1 回の検索に整理する
社内で最も時間がかかる検索方法は、「おそらくどのフォルダにあるか」という検索方法です。オリジナルを保持し、新しいディレクトリを作成してオフライン検索を実行します。キーワードを入力して結果を見つけることができ、元のファイルの場所に戻ることもできます。 AIは紛争の分類と整理を担当し、人間はどれがまだ有効であるかを判断します。
真の減感作検索オリジナルはそのまま残ります授業で練習するために自分の資料を持参してください効率性やコストの変更についての主張はありません
まずは検索のデモを見てみましょう ↓
キーワードを入力してください→結果を見る→元のファイルに戻る
ディレクトリ構造と取得プロセスは正しく、クライアントと内部テキストは非表示になります。
01 / どうしてこんなことになるの？
ファイルの数が増えると、場所、バージョン、ソースが統一されていないため、ファイルを見つけるのが難しくなります。
誰もが自分の習慣に従ってファイルを保存し、同じコンテンツの複数のバージョンを残します。たとえ答えが見つかったとしても、それが今も有効であるかどうか、また元のテキストがどこにあるのかはわかりません。
複数のバージョンが同時に存在する
どれも同じように見えて、どれが最新でどれが古いのかを見分けるのは困難です。
答えは見つかったけどソースが見つからない
結論は見つかりましたが、それがどこから来たのか、元のデータがどこにあるのかわかりません。
02 / 結果を見る
キーワードを入力するとソースが表示されます。
オリジナルはそのままにして、別のディレクトリを作成し、オフラインで検索します。以下は、実際の検索の完全なプロセスです。
22XMind ファイル
654ディレクトリの内容
17関連する添付ファイル
これらの数字は、今回の統合の範囲を示しているだけであり、すべての内容が事実確認されたことを意味するものではありません。
22 の XMind、654 のカタログ エントリ、および 17 の添付ファイルは、この一連の実際のプレゼンテーション資料の範囲であり、すべての企業が XMind を使用していることを示すものではありません。また、検索がどれほど速くなったのか、どれだけの労力が節約されたのか、またはビジネス上の意思決定がどのように改善されたのかを示すものでもありません。
03 / どうやって解決するか
元の文書は変更されません。最初にディレクトリを作成し、次にインデックスを作成し、最後に確認のために元のテキストに戻ります。
AI が文書を件名ごとに分類し、キーワード索引を作成します。どのバージョンが有効で、どのコンテンツを公開してもよいかを人間が確認します。答えが見つかったら、元のファイルに戻ることができなければなりません。
AIが最初に整理する
AIがフォルダーとタイトル構造を認識→AI は類似したトピックをグループ化します→AIが検索可能なインデックスを作成→AIが重複や競合を見つけ出す
人々はそれをチェックするだろう
原本を保管し確認する→コンテンツが古いかどうかは人が判断する→内容が正しいかどうかをチェックする人→何を公開できるかは人々が決める
AI は情報を見つけやすくする責任を負い、人間はコンテンツが依然として正確で、適用可能で、公開されているかどうかを判断する責任があります。
04 / 座学演習
曖昧な情報を検索可能な情報に変えます。これは授業で実践したことです。
このページには、完了した XMind データ収集の証拠のセットが表示されます。クラスは形式を制限しません。学生は、最初にこのメソッドを実行するために、一般的な PDF アルバム、Excel の見積書、Word の契約書、またはスキャンしたコピーを少量ずつ持参することができます。スキャンした原稿が識別できるかどうかを現場で確認させていただきます。
十数個のファイルから始める
AI にファイルとフォルダーを調べて、最初の分類の提案を与えます。
キーワードインデックスを作成する
各結果にソースを持たせると、元のファイルに戻って検証できます。
重複と競合を選択する
AI に独自にマージさせるのではなく、矛盾するコンテンツを選択し、他の人の判断を待ちます。
社内の使用ルールを書き留める
どのコンテンツが古い可能性があるか、どの情報が公開できないかを明確にします。
関連コース
この場合のメソッドを自分の仕事に持ち帰ってください。
自分のファイルの小さなバッチをクラスに持ち込み、カタログ作成、キーワード検索、ソース トレースを練習します。規模は小さくても構いませんが、方法は完全でなければなりません。
本格的な仕事から始める
具体的な課題を持ってきて、まずはそれが練習する価値があるかどうかを判断しましょう。
解決したい問題、既存の教材、最終的に何を届けたいのかを説明し、適切なコースと練習方法を決定します。
トレーニングのニーズを伝える