Compter sur les gens pour se souvenir de l'emplacement des fichiers
Les informations sont dispersées dans différents dossiers et ne peuvent être trouvées si quelqu'un va et vient.
Base de connaissances et d'informations d'entreprise
Dans quel document se trouve ce plan ? Organisez les informations dispersées en une seule recherche
La méthode de recherche la plus longue dans l'entreprise est la phrase « probablement dans quel dossier il se trouve ». Nous conservons les originaux, créons de nouveaux répertoires et effectuons des recherches hors ligne : vous pouvez trouver des résultats en saisissant des mots-clés, et vous pouvez également revenir à l'emplacement des fichiers originaux. L’IA est chargée de catégoriser et de trier les conflits, et les humains jugent lesquels sont encore valables.
Véritable recherche de désensibilisationL'original reste intactApportez vos propres documents pour pratiquer en classeAucune réclamation d'efficacité ou de changement de coût
Regardons d'abord la démonstration de récupération ↓
Entrez des mots-clés→voir les résultats→Revenir au fichier d'origine
La structure des répertoires et le processus de récupération sont vrais, et le client et le texte interne sont masqués.
01/Pourquoi cela arrive-t-il ?
Plus il y a de fichiers, plus il est difficile de les retrouver car l'emplacement, la version et la source ne sont pas unifiés.
Chacun enregistre les fichiers selon ses propres habitudes et laisse plusieurs versions du même contenu. Même si vous trouvez la réponse, vous ne savez pas si elle est toujours valable ni où se trouve le texte original.
Plusieurs versions existent en même temps
Ils se ressemblent tous et il est difficile de dire lequel est le plus récent et lequel est obsolète.
J'ai trouvé la réponse mais je ne trouve pas la source
J’ai trouvé une conclusion, mais je ne peux pas dire d’où elle vient ni où se trouvent les données originales.
02 / Voir les résultats
Entrez le mot-clé et la source suivra.
Laissez les originaux seuls, créez un autre répertoire et effectuez une recherche hors ligne. Ce qui suit est le processus complet d’une recherche réelle.
22Fichiers XMind
654Contenu du répertoire
17pièces jointes associées
Ces chiffres illustrent uniquement la portée de ce cycle de consolidation et ne signifient pas que tout le contenu a été vérifié.
22 XMinds, 654 entrées de catalogue et 17 pièces jointes constituent la portée de cet ensemble de supports de présentation réels et ne représentent pas que toutes les entreprises utilisent XMind, ni à quel point la récupération est devenue plus rapide, combien de travail a été économisé ou comment les décisions commerciales ont été améliorées.
03 / Comment le résoudre
Le document original reste inchangé : créez d'abord un répertoire, puis créez un index, et enfin revenez au texte original pour confirmation.
L'IA classe les documents par sujet et crée des index de mots clés ; les humains confirment quelle version est valide et quel contenu peut être rendu public. Lorsque la réponse est trouvée, il doit être possible de revenir au dossier original.
L'IA organise en premier
L'IA voit la structure des dossiers et des titres→L’IA regroupe des sujets similaires→L'IA crée un index consultable→L’IA détecte les doublons et les conflits
Les gens vont le vérifier
Conserver et confirmer l'original→Les gens jugent si le contenu est obsolète→Les gens vérifient si le contenu est correct→Les gens décident de ce qui peut être rendu public
L’IA est chargée de rendre les informations faciles à trouver, et les humains sont chargés de déterminer si le contenu est toujours correct, applicable et public.
04 / Exercices en classe
Transformez des informations libres en informations consultables. C'est ce que j'ai pratiqué en classe.
La page affiche un ensemble de preuves complétées de la collecte de données XMind ; la classe ne limite pas le format. Les étudiants peuvent apporter un petit lot d'albums PDF courants, de devis Excel, de contrats Word ou de copies numérisées pour parcourir la méthode en premier. La question de savoir si le document numérisé peut être identifié sera d'abord vérifiée sur place.
Commencez avec une douzaine de fichiers
Laissez l'IA examiner vos fichiers et dossiers et vous donner des premières suggestions de catégorisation.
Créer un index de mots clés
Laissez chaque résultat avoir sa source et vous pourrez revenir au fichier original pour vérification.
Repérez les doublons et les conflits
Identifiez le contenu conflictuel et attendez que les autres le jugent, plutôt que de laisser l’IA le fusionner elle-même.
Notez les règles d'utilisation internes
Expliquez clairement quel contenu peut être obsolète et quelles informations ne peuvent pas être rendues publiques.
Cours connexes
Ramenez les méthodes dans ce cas à votre propre travail
Apportez un petit lot de vos propres fichiers en classe et entraînez-vous au catalogage, à la récupération de mots-clés et au traçage des sources ; l'échelle peut être petite, mais la méthode doit être complète.
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