Depender de las personas para recordar las ubicaciones de los archivos
La información está dispersa en diferentes carpetas y no se puede encontrar si alguien va y viene.
Base de conocimientos e información empresarial
¿En qué documento está ese plan? Organice información dispersa en una sola búsqueda
El método de búsqueda que más tiempo consume en la empresa es la frase "probablemente en qué carpeta se encuentra". Conservamos los originales, creamos nuevos directorios y realizamos búsquedas fuera de línea: puede encontrar resultados ingresando palabras clave y también puede regresar a la ubicación de los archivos originales. La IA es responsable de categorizar y clasificar los conflictos, y los humanos juzgan cuáles siguen siendo válidos.
Búsqueda de verdadera desensibilizaciónEl original permanece intacto.Trae tus propios documentos para practicar en clase.No hay reclamos de eficiencia o cambios de costos.
Veamos primero la demostración de recuperación. ↓
Introduzca palabras clave→ver resultados→Volver al archivo original
La estructura del directorio y el proceso de recuperación son verdaderos y el cliente y el texto interno están ocultos.
01 / ¿Por qué sucede esto?
Cuantos más archivos haya, más difícil será encontrarlos porque la ubicación, la versión y la fuente no están unificadas.
Cada uno guarda archivos según sus propios hábitos y deja múltiples versiones del mismo contenido. Incluso si encuentras la respuesta, no sabes si sigue siendo válida o dónde está el texto original.
Existen varias versiones al mismo tiempo.
Todos tienen el mismo aspecto y es difícil saber cuál es el último y cuál está desactualizado.
Encontré la respuesta pero no puedo encontrar la fuente.
Encontré una conclusión, pero no puedo decir de dónde vino ni dónde están los datos originales.
02 / Ver resultados
Ingrese la palabra clave y la fuente seguirá.
Deje los originales en paz, cree otro directorio y busque sin conexión. El siguiente es el proceso completo de una búsqueda real.
22Archivos XMind
654Contenido del directorio
17archivos adjuntos asociados
Estas cifras sólo ilustran el alcance de esta ronda de consolidación y no significan que todo el contenido haya sido verificado.
22 XMinds, 654 entradas de catálogo y 17 archivos adjuntos son el alcance de este conjunto de materiales de presentación de la vida real, y no representan que todas las empresas utilizan XMind, ni representa cuán rápida se ha vuelto la recuperación, cuánta mano de obra se ha ahorrado o cómo han mejorado las decisiones comerciales.
03 / ¿Cómo lo solucionamos?
El documento original permanece sin cambios: primero cree un directorio, luego cree un índice y finalmente regrese al texto original para confirmar.
La IA clasifica documentos por tema y crea índices de palabras clave; los humanos confirman qué versión es válida y qué contenido puede hacerse público. Cuando se encuentre la respuesta, debe ser posible volver al archivo original.
La IA organiza primero
La IA ve la estructura de carpetas y títulos→La IA agrupa temas similares→La IA crea un índice de búsqueda→La IA detecta duplicaciones y conflictos
La gente lo comprobará
Conservar y confirmar el original.→La gente juzga si el contenido está desactualizado→La gente comprueba si el contenido es correcto.→La gente decide qué se puede hacer público.
La IA es responsable de hacer que la información sea fácil de encontrar y los humanos son responsables de determinar si el contenido sigue siendo correcto, aplicable y público.
04 / Ejercicios en el aula
Convierta la información suelta en información que se pueda buscar. Esto es lo que practiqué en clase.
La página muestra un conjunto de evidencia de recopilación de datos de XMind completada; la clase no limita el formato. Los estudiantes pueden traer un pequeño lote de álbumes PDF comunes, citas de Excel, contratos de Word o copias escaneadas para ejecutar el método primero. Primero se comprobará in situ si el documento escaneado puede identificarse.
Comience con una docena de archivos
Deje que AI revise sus archivos y carpetas y le brinde las primeras sugerencias de categorización.
Crear índice de palabras clave
Deje que cada resultado tenga su fuente y podrá volver al archivo original para su verificación.
Elija duplicaciones y conflictos
Elija contenido conflictivo y espere a que otros lo juzguen, en lugar de dejar que la IA lo combine por sí sola.
Anotar reglas de uso interno
Deje claro qué contenidos pueden estar desactualizados y qué información no puede hacerse pública.
Cursos relacionados
Traiga los métodos en este caso a su propio trabajo.
Traiga un pequeño lote de sus propios archivos a clase y practique la catalogación, la recuperación de palabras clave y el rastreo de fuentes; la escala puede ser pequeña, pero el método debe ser completo.
Práctica de las empresas manufactureras por departamento.Organizar la producción, la calidad, las compras y otra información laboral en tareas practicables.Ver cursos →Operaciones prácticas de empresas comerciales por departamento.Realizar ejercicios sobre clientes, cotizaciones, pedidos y perfiles de entrega.Ver cursos →Curso de herramientas y cognición básica de IAAprenda a describir tareas, utilizar documentos y comprobar los resultados primero.Ver cursos →
Comience con un trabajo real
Traiga una tarea específica y primero juzguemos si vale la pena practicarla.
Explique el problema que desea resolver, los materiales existentes y lo que desea entregar al final, y luego determine el curso y los métodos de práctica adecuados.
Comunicar las necesidades de formación.